Imagina esto: tu equipo de ventas cierra un gran acuerdo en HubSpot, pero luego alguien de finanzas tiene que recrear manualmente toda esa información en QuickBooks para generar una factura. Los detalles se pierden, las facturas se retrasan y la experiencia del cliente se resiente.
Este es exactamente el tipo de ineficiencia que resuelve la integración de HubSpot y QuickBooks . Al conectar tus sistemas de CRM y contabilidad, eliminas la entrada de datos duplicados, mantienes a los equipos sincronizados y proporcionas al liderazgo una única fuente de verdad tanto para los ingresos como para las relaciones.
Como socios de HubSpot, ayudamos a las empresas a ir más allá de "conectar los puntos": creamos integraciones fluidas y fiables que se adaptan al funcionamiento real de tu empresa.
Las ventas y las finanzas han trabajado históricamente en silos. El equipo de ventas vive en HubSpot, realizando un seguimiento de los contactos, las negociaciones y los proyectos en curso. Las finanzas viven en QuickBooks, gestionando la facturación, los pagos y los informes de ingresos. Sin integración, los dos sistemas rara vez se comunican entre sí.
¿Cuál es el resultado?
Se pierden detalles: Un representante de ventas puede olvidarse de informar a finanzas sobre descuentos o condiciones personalizadas.
Trabajo duplicado: Los equipos pierden horas introduciendo los mismos datos dos veces.
Frustración del cliente: Las facturas llegan tarde o contienen errores.
Cuando HubSpot y QuickBooks se integran, todo esto cambia. De repente:
Las transacciones en HubSpot generan automáticamente facturas en QuickBooks.
Las actualizaciones del estado de los pagos vuelven a HubSpot para que el departamento de ventas sepa cuándo debe realizar el seguimiento.
La dirección ve el recorrido completo del cliente, desde los puntos de contacto de marketing hasta las facturas pagadas, sin saltar entre sistemas.
Esto no es sólo comodidad, es una ventaja competitiva.
La integración no es sólo un conector, es un puente. Esto es lo que puedes hacer una vez que los sistemas funcionan juntos:
Facturación automatizada: Cierra un acuerdo en HubSpot y QuickBooks creará al instante una factura con todos los productos, cantidades y condiciones correctos.
Sincronización de clientes: Los contactos y las empresas de HubSpot aparecen automáticamente en QuickBooks, lo que garantiza que tanto ventas como finanzas trabajan con los mismos registros.
Visibilidad de pagos: Si un cliente paga (o no paga), HubSpot refleja ese estado de pago, para que los gestores de cuentas puedan hacer un seguimiento.
Alineación de productos: Tu biblioteca de productos de HubSpot puede sincronizarse con los artículos de QuickBooks, manteniendo la facturación coherente con las cotizaciones de ventas.
Informes que importan: Imagina poder filtrar tus informes de marketing por "clientes que han pagado" o hacer un seguimiento de la rotación por datos de facturación. Eso es posible cuando los sistemas se comunican entre sí.
En resumen, la integración reúne dos de las funciones empresariales más importantes: la generación y el cobro de ingresos.
No todas las empresas necesitan la misma configuración. La integración de HubSpot y QuickBooks puede ser tan simple o tan sofisticada como necesites.
Integración nativa de HubSpot (sólo QuickBooks Online)
Disponible en HubSpot App Marketplace.
Ideal si utilizas QuickBooks Online y quieres una forma sencilla de sincronizar contactos, facturas y estado de los pagos.
Se configura rápidamente, pero tiene limitaciones (por ejemplo, algunas ediciones de facturas en QuickBooks pueden interrumpir la sincronización).
Middleware de terceros (Zapier, Make, etc.)
Ideal para la automatización ligera, como "crear una factura en QuickBooks cuando un acuerdo de HubSpot llega a Closed-Won".
Flexible, pero a veces menos fiable para flujos de trabajo financieros complejos.
Integraciones API personalizadas
Perfecta para empresas con necesidades avanzadas, como facturación multidivisa, QuickBooks Desktop o flujos de trabajo de aprobación complejos.
Requiere conocimientos técnicos, pero ofrece un control total sobre cómo se mueven los datos entre los sistemas.
Como socios de HubSpot, te orientamos sobre qué opción tiene más sentido para tu flujo de trabajo, presupuesto y etapa de crecimiento.
Como cualquier tecnología, la integración de HubSpot y QuickBooks no es perfecta. Algunos desafíos comunes incluyen:
Ediciones de facturas: Si cambias las partidas o la configuración de impuestos en QuickBooks después de la sincronización, es posible que HubSpot no se actualice correctamente.
Diferencias regionales: Las cuentas de QuickBooks no estadounidenses a veces se encuentran con problemas de sincronización de impuestos.
Lagunas en los informes: HubSpot puede ver el estado de las facturas, pero los datos contables más profundos, como los balances o los devengos, siguen viviendo en QuickBooks.
¿La buena noticia? Estos problemas no son un impedimento, sólo requieren planificación. Nuestro equipo ayuda a los clientes a diseñar integraciones que superen estas limitaciones, ya sea configurando correctamente las asignaciones de campos, utilizando middleware o creando soluciones API personalizadas.
Así es como solemos abordar un proyecto de integración de HubSpot y QuickBooks:
Descubrimiento: Determinamos cómo trabajan actualmente tus equipos de ventas y finanzas, dónde están los cuellos de botella y cómo sería el "estado ideal".
Diseño de la integración: Juntos, elegimos la mejor opción de integración (nativa, middleware o personalizada).
Configuración: Establecemos asignaciones de campos, reglas de sincronización y automatización para que los datos fluyan limpiamente entre los sistemas.
Pruebas: Antes de la puesta en marcha, simulamos situaciones reales -facturas descontadas, reembolsos, varias divisas- para asegurarnos de que la sincronización se mantiene.
Lanzamiento y asistencia: No nos limitamos a conectar los sistemas y marcharnos. Formamos a su equipo, supervisamos la sincronización y la perfeccionamos a medida que evoluciona su empresa.
La integración de HubSpot y QuickBooks no se trata sólo de conectar software, sino de conectar equipos, procesos y datos. Cuando las ventas y las finanzas están alineadas, obtienes una facturación más rápida, menos errores y clientes más satisfechos.
Como socios de HubSpot, hemos ayudado a empresas de todos los tamaños a integrar HubSpot y QuickBooks para ahorrar tiempo, reducir el estrés y acelerar el crecimiento.