Objetos personalizados de HubSpot: Cuándo implementarlos para potenciar tu CRM

En HubSpot, dos conceptos fundamentales determinan cómo organizamos la información: objetos y propiedades.

• Objeto: es una entidad que representa un tipo de dato dentro del CRM. Por ejemplo, Contactos, Empresas o cualquier entidad que quieras modelar mediante un objeto personalizado.

• Propiedad: es un atributo dentro de un objeto que almacena información específica sobre ese objeto. Por ejemplo, “Correo electrónico” de un Contacto o “Fecha de inicio” de un Contrato.

Ejemplo práctico:

• Objeto: “Curso”

• Propiedades:

  • Nombre del curso → texto

  • Duración → número de horas

  • Instructor → lista desplegable

El objeto organiza los datos, mientras que la propiedad describe cada dato. Esta distinción es crucial cuando el negocio necesita manejar relaciones complejas, múltiples registros y reportes detallados.

¿Qué es un Objeto personalizado de HubSpot?

Un Objeto personalizado de HubSpot es un tipo de entidad que puedes crear para reflejar la información específica de tu negocio que no encaja en los objetos estándar.

Características principales:

• Funciona igual que los objetos nativos: puede integrarse en workflows, reportes y asociaciones.

• Permite modelar relaciones complejas, como “uno-a-muchos” o “muchos-a-muchos”.

• Es ideal para negocios que manejan datos únicos o procesos específicos.

Ejemplos concretos:

• Educación: Cursos → propiedades: nombre, duración, instructor; estudiantes asociados.

• Consultoría: Contratos → propiedades: fecha de inicio, monto, estado; asociados a clientes y proyectos.

• Logística: Vehículos → propiedades: placa, tipo, ubicación; asociados a rutas y choferes.

• Eventos: Conferencias → propiedades: nombre, fecha, lugar; asociados a asistentes y sponsors.

¿Qué es una Propiedad en HubSpot y cómo se relaciona con los Objetos?

Una propiedad es un campo dentro de un objeto que almacena información específica sobre esa entidad.

Tipos de propiedades comunes:

• Texto

• Número

• Fecha

• Lista desplegable

Ejemplo práctico:

• Objeto: “Curso”

• Propiedades:

  • Nombre del curso: “Marketing Digital 101”

  • Duración: 40 horas

  • Instructor: “Ana Pérez”

Cada propiedad responde a la pregunta: “¿Qué información quiero guardar sobre este objeto?” Sin propiedades, un objeto sería solo un contenedor vacío sin información útil.

Cuándo implementar Objetos personalizados para potenciar tu CRM

Un Objeto personalizado de HubSpot no es simplemente un “extra” dentro del CRM: es una herramienta estratégica que permite estructurar datos complejos, automatizar procesos y generar insights más precisos. Saber cuándo implementarlos es clave para no sobrecargar el CRM ni crear estructuras innecesarias.

1. Cuando necesitas modelar relaciones complejas

Los objetos estándar de HubSpot funcionan bien para información directa como Contactos o Negocios. Sin embargo, muchas empresas manejan relaciones más complejas:

• Uno-a-muchos: Un cliente puede tener múltiples contratos.

• Muchos-a-muchos: Un curso puede tener varios estudiantes, y un estudiante puede inscribirse en varios cursos.

Ejemplo práctico:

• Una empresa educativa ofrece varios cursos. Si solo usas propiedades en Contactos, tendrías que crear múltiples campos para cada curso, lo que genera confusión y errores. Con un objeto personalizado “Curso”, cada registro del curso puede asociarse correctamente a múltiples estudiantes y a sus instructores, manteniendo la información organizada y consistente.

2. Cuando quieres automatizar procesos basados en entidades propias de tu negocio

Los objetos personalizados permiten que tu CRM “entienda” entidades más allá de Contactos o Negocios, y que los workflows actúen sobre ellas de manera automática.

Ejemplo práctico:

• Una consultoría maneja contratos que vencen en distintas fechas. Con un objeto personalizado “Contrato”, puedes crear un workflow que envíe recordatorios automáticos a los clientes cuando un contrato esté próximo a vencer, sin necesidad de revisar manualmente cada registro.

3. Cuando los reportes y análisis requieren información más detallada

Si necesitas reportes que combinen múltiples datos o relaciones complejas, los objetos personalizados hacen que esto sea posible:

• Puedes filtrar y segmentar información basada en las propiedades de un objeto personalizado.

• Puedes asociar un objeto a otros objetos (Contactos, Empresas, Negocios) y generar reportes combinados más precisos.

Ejemplo práctico:

• Un concesionario de autos quiere reportar cuántos vehículos de cada modelo están asignados a cada vendedor y cuántos contratos de mantenimiento activos existen por cliente. Un objeto personalizado “Vehículo” con propiedades como “Modelo”, “Placa” y “Estado” permite este nivel de detalle en los reportes.

4. Cuando deseas centralizar información que antes estaba en hojas de cálculo o sistemas externos

Muchas empresas almacenan información crítica fuera de HubSpot, lo que genera duplicación y pérdida de control. Los objetos personalizados permiten centralizar todo dentro del CRM:

• Reduce errores de duplicación.

• Facilita la gestión de relaciones y la segmentación.

• Mejora la visibilidad de procesos internos y métricas clave.

Ejemplo práctico:

• Un equipo de marketing gestiona eventos corporativos con múltiples patrocinadores, asistentes y ubicaciones. Crear un objeto personalizado “Evento” permite registrar toda esta información en HubSpot, asociar contactos y empresas, y automatizar comunicaciones sin depender de hojas de cálculo externas.

5. Cuándo NO es necesario un objeto personalizado

• Si solo necesitas agregar campos adicionales a un objeto existente, como un “Teléfono alternativo” o “Género” en Contactos.

• Si la información no tiene relaciones complejas y se puede manejar mediante propiedades, listas o etiquetas.

Buenas prácticas al diseñar objetos personalizados

1. Mapear el modelo de datos: dibuja diagramas para visualizar cómo se relacionan los objetos.

2. Nombres claros y consistentes: define singular y plural y agrega descripciones precisas.

3. Propiedades relevantes: crea solo las necesarias para reportes, filtros o workflows.

4. Asociaciones correctas: vincula objetos personalizados con Contactos, Empresas u otros objetos según tu modelo de negocio.

5. Prueba en sandbox: evita errores en producción probando antes de implementar.

Conclusión

La diferencia entre Objeto y Propiedad es esencial para aprovechar HubSpot al máximo:

• Objeto = entidad → representa un tipo de información dentro del CRM.

• Propiedad = atributo → describe la información de ese objeto.

Los objetos personalizados de HubSpot te permiten reflejar la estructura real de tu negocio, gestionar relaciones complejas, automatizar procesos y generar reportes precisos. Planifica tu modelo, prueba en sandbox y documenta cada decisión para obtener un CRM eficiente y escalable.